Nota Explicativa: Documento de Formalização de Demanda (DFD) ou Requisição de Contratação é o documento que dá início a fase interna da contratação. Este documento deve ser preenchido pelo setor requisitante com o objetivo de apresentar o problema que enseja a necessidade da contratação.
O DFD é, portanto, o documento que oficializa a necessidade da contratação e, para isso, deve conter informações suficientemente detalhadas para subsidiar a elaboração do Estudo Técnico Preliminar e embasar a tomada de decisão da autoridade competente que autorizará, ou não, o prosseguimento da contratação.
Em outras palavras, verificado o problema, deve o setor requisitante descrevê-lo da melhor forma possível apresentando, primeiramente, o diagnóstico da situação atual (problema) que enseja a necessidade. A partir disso, a necessidade deve ser detalhada. O foco deve ser o problema a ser resolvido. A justificativa da contratação, portanto, deve estar amparada na necessidade gerada pelo problema diagnosticado. Além disso, se possível, devem ser apontadas as principais soluções mercadológicas.
A equipe requisitante possui, em regra, uma maior afinidade com o contexto, com a necessidade e com as possíveis soluções. Isso ocorre quando a área técnica solicita a contratação. Sendo este o caso, deve ser esta equipe a responsável por apresentar as soluções mercadológicas para solucionar o problema. Por outro lado, caso a área solicitante não coincida com a área técnica, as exigências relacionadas ao levantamento das soluções deverão ser relativizadas.
Apresentados o contexto fático, a necessidade e as possíveis soluções, o DFD poderá subsidiar a elaboração do ETP. Ademais, este é o momento que a autoridade competente irá, com base no apresentado, avaliar a conveniência em dar prosseguimento à contratação.
Neste momento, a estimativa preliminar de custos ganha destaque porque a avaliação da autoridade competente depende, sobretudo, da existência de recursos e da conveniência em despendê-los para esta finalidade. Além disso, a estimativa preliminar de custos da contratação poderá indicar, desde logo, que a contratação irá prosseguir via dispensa de licitação e, neste caso, o ETP também poderá ter sua elaboração dispensada.
Neste sentido, o DFD também é fundamental para que seja verificada a possibilidade de dispensa do ETP. Significa dizer que, a partir do DFD, a equipe de contratação conseguirá verificar a existência dos requisitos necessários para a dispensa da elaboração do ETP.
O DFD, então, deve ser elaborado para todas as contratações, incluídas aquelas para as quais o ETP é facultativo ou dispensado, até mesmo porque é a partir da formalização que serão verificados os requisitos necessários para fundamentar a dispensa do Estudo Técnico Preliminar.
Notas Explicativas como esta, exibidas em todo o corpo do documento, buscam elucidar conceitos e indicar caminhos devendo ser excluídas antes de finalizar o documento.
DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA
1 – Unidade Solicitante
Nome da Unidade Solicitante/Código:
Gerente da Unidade/Código:
E-mail:
2 – Justificativa da demanda (problema a ser resolvido)
2.1. Indicar a competência legal da unidade solicitante, mencionando a norma que define suas atribuições e responsabilidades.
2.2. Contextualizar a necessidade, narrando a política pública a ser envolvida, sua base legal, diagnóstico e dados disponíveis.
Nota Explicativa: Como vimos anteriormente, o processo de contratação se origina de uma necessidade. Esta necessidade, por sua vez, se origina de um contexto fático que precisa, portanto, ser solucionado. Assim, para que a necessidade seja bem caracterizada, faz-se necessário que o contexto do setor seja descrito. Ou seja, descreve-se o contexto que justifica a necessidade da contratação.
Deve-se utilizar todos os mecanismos possíveis para descrever o contexto que gerou a necessidade. É possível utilizar relatórios técnicos, estatísticas, imagens. Enfim, é importante que a necessidade seja bem caracterizada e que seja apontado o interesse público que se pretende alcançar com a contratação.
O FOCO DO DFD É DETALHAR A NECESSIDADE.
O FOCO DEVE SER O PROBLEMA A SER RESOLVIDO.
Exemplo 01:
Os alunos da Rede Estadual de Ensino devem absorver o conteúdo de acordo com a grade regular de ensino.
O problema é que os alunos têm apresentado desempenho abaixo do ideal nas avaliações escolares, demonstrando que não têm absorvido os conteúdos de acordo com a grade regular de ensino.
A necessidade é, então, melhorar a absorção do conteúdo e, consequentemente, melhorar os índices de avaliação educacional.
A necessidade de melhorar a absorção da grade curricular se dá porque as lacunas deixadas pela não absorção do conteúdo, em conformidade com a grade curricular, prejudica as etapas subsequentes da educação básica.
Atualmente, existem X políticas educacionais para melhorar a absorção do conhecimento, tais como o combate à evasão escolar; a oferta de cursos técnicos aos egressos da rede estadual de ensino, dentre outros.
Frente aos resultados obtidos nas avaliações, as referidas políticas não têm se mostrado suficientes.
2.3. Descrever, de forma específica, o problema a ser resolvido.
Nota Explicativa: Neste tópico, deve-se ir direto ao ponto e descrever o problema a ser resolvido.
Exemplo 01:
Os alunos têm apresentado desempenho abaixo do ideal nas avaliações escolares.
Percebam: não mencionamos que há necessidade de recompor a aprendizagem. Até mesmo porque, o problema é a baixa absorção do conteúdo. O problema NÃO é a grande curricular em si, mas a não absorção do conteúdo pelos alunos.
Embora sutil, esta diferença é relevante.
Se o problema é a baixa absorção, existem diversas soluções – abre-se o leque de soluções.
Se o problema é a grade curricular, nós restringimos as soluções – solução possível, neste caso, seria alterar a grade curricular.
O problema, em alguns casos, não é a ausência de determinado bem ou serviço, mas, sim, a consequência desta ausência.
Exemplo 02:
Servidores têm se sentido incomodados com a incidência dos raios solares em seus postos de trabalho no gabinete. O problema não é a falta de cortina/persiana. O problema é o incômodo gerado pela incidência direta de raios solares nos servidores durante o horário de trabalho.
Percebam: Se o problema é a incidência de raios solares, abre-se um leque maior de opções como, por exemplo, tampar as janelas com material opaco. Caso o problema apontado seja a ausência de cortina/persiana, a solução fica restrita a aquisição de cortina/persiana.
2.4. Descrever o produto da política pública (serviço ou benefício) que será efetivamente entregue pela unidade solicitante.
Nota Explicativa: O produto é o resultado que se pretende alcançar com a contratação. Significa dizer que deve ser descrito o resultado que se pretende alcançar NÃO IMPORTANDO A SOLUÇÃO.
Até mesmo porque, com o resultado que se pretende alcançar é que conseguiremos apontar as soluções possíveis.
Retornando aos exemplos, temos que:
Exemplo 01:
Como resultado da solução, pretende-se fazer com que os alunos absorvam os conhecimentos próprios de seu nível de ensino, em conformidade com a grade curricular.
Exemplo 02:
Pretende-se melhorar o ambiente de trabalho dos servidores lotados no gabinete impedindo a incidência dos raios solares que causam variação de luminosidade e aumento de temperatura.
Pretende-se, com esta contratação, [descrever o que se espera de qualquer solução]
2.5. Justificar o quantitativo da necessidade.
Nota Explicativa: Para que a necessidade seja devidamente apontada, faz-se necessário justificar a quantidade. Não significa que devemos apontar a quantidade necessária de determinada solução. Devemos quantificar o PROBLEMA.
Retornando aos exemplos, temos que:
Exemplo 01:
Cerca de x estudantes do nível de ensino Y conforme a avaliação educacional Z apresentaram desempenho abaixo do esperado, impactando no IDEB de Minas Gerais. Tendo em vista que a meta para o IDEB do estado é XX%, devem ser atendidos XXX estudantes da Rede Estadual de Ensino que prestarão a próxima avaliação.
Exemplo 02:
Os raios solares incidem diretamente sobre x salas. A solução, portanto, deve ser capaz de impedir a incidência de raios solares em x salas. As janelas destas salas ocupam aproximadamente y m². Logo, para barrar a incidência destes raios solares, será preciso “tampar” y m².
2.6. Descrever, quando cabível e com as devidas justificativas, os requisitos da contratação, tais como, ciclo de vida do objeto, garantia do produto ou serviço, manutenção preventiva e corretiva, duração do contrato, exigência de carta de solidariedade, indicação de marca ou modelo, vedação de utilização de marca ou modelo, prazo de validade, certificações de conformidade (ABNT, INMETRO etc), exigência de qualificação técnica do fornecedor, dentre outros relacionados à necessidade.
Nota Explicativa: A natureza do objeto é a principal informação que deve ser prestada neste momento. Isso porque a natureza do objeto é a característica que determina a modalidade de licitação. Ou seja, caracterizar a natureza do objeto implica diretamente no rito procedimental.
Caso haja dúvida, por exemplo, em relação à caracterização de bens e serviços como comuns ou especiais, ou até mesmo em relação aos serviços de engenharia como comuns ou especiais, basta mencionar esta dúvida no corpo deste documento.
Não obstante, os principais requisitos da contratação devem ser descritos como, por exemplo: i) a exigência de conformidade da contratação à determinada legislação ou regulamento; ii) prazo do contrato; entre outros.
O objeto possui natureza de [compra, serviço, obra, bens e serviços comuns, bens e serviços especiais, serviços e fornecimentos contínuos, serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, serviços não contínuos ou contratados por escopo, serviços técnicos especializados de natureza predominantemente intelectual, serviço comum de engenharia, serviço especial de engenharia, grande vulto] uma vez que [inserir justificativa].
A quantidade do objeto foi estimada em [inserir quantitativo] com base [inserir qual foi o método utilizado para quantificar o objeto].
Para serviços:
O serviço será prestado [inserir local], nos dias [inserir dias], nos horários [inserir horários]. O contrato será firmado [por tempo determinado; por escopo; contínuo].
Para bens:
Os bens serão de entrega [imediata ou parcelada] à [inserir onde serão entregues].
2.7. Indicar, se possível e de forma provisória, as soluções pretendidas, contendo a especificação CATMAS do objeto, quantitativo, unidade de medida e preços.
Nota Explicativa: Devem ser descritas as possíveis soluções encontradas no mercado.
- Caso haja soluções diversas, deve apontá-las ponderando, de modo breve, as principais vantagens e desvantagens de cada solução, sobretudo, aquelas relacionadas aos parâmetros de qualidade, desempenho, ciclo de vida, consumo de energia e custos (diretos e indiretos).
- Caso a solução seja única ou uma das soluções seja manifestamente melhor que as demais, não se faz necessário apontar os parâmetros de qualidade, desempenho, ciclo de vida, consumo de energia e custos das demais soluções.
- Caso a área solicitante não coincida com a área técnica, as exigências relacionadas ao levantamento de mercado podem ser relativizadas, uma vez que o conhecimento técnico necessário para indicar as soluções mercadológicas são próprios da área técnica.
- Por fim, destaca-se que, caso não seja possível realizar o levantamento preciso do custo das soluções, a área solicitante está autorizada a fazer estimativa superficial dos preços indicando, no mínimo, a origem da estimativa.
ATENÇÃO: O setor requisitante não precisa necessariamente apontar, de imediato, a melhor solução para o problema. Caso haja soluções distintas, todas elas devem ser apresentadas sendo que a indicação da melhor solução deve ser feita posteriormente, em sede de Estudo Técnico Preliminar.
ATENÇÃO: O conteúdo do DFD deve ser suficiente para que a autoridade competente possa avaliar a conveniência e oportunidade da abertura do procedimento licitatório. Ademais, a autoridade competente poderá, desde logo, verificar a viabilidade da despesa, de forma a evitar que o processo tramite sem que haja recursos disponíveis.
A tabela comparativa pode ser modificada conforme seja necessário adaptá-la às particularidades do objeto.
A necessidade apontada possui solução única que consiste [inserir a solução].
OU
A necessidade apontada pode ser solucionada por meio de [inserir soluções]. No entanto, a única solução manifestamente viável consiste [inserir a solução], uma vez que [inserir breve justificativa]
OU
A necessidade apontada possui mais de uma solução viável. A tabela abaixo delineia estas soluções com o objetivo de compará-las entre si
Exemplo 01:
| SOLUÇÃO | ASPECTOS GERAIS | DESEMPENHO | CICLO DE VIDA | CONSUMO DE ENERGIA | SUSTENTABILIDADE |
| AQUISIÇÃO DE LIVRO DIDÁTICO | |||||
| AULAS DE REFORÇO |
Exemplo 2:
| SOLUÇÃO | ASPECTOS GERAIS | DESEMPENHO | CICLO DE VIDA | CONSUMO DE ENERGIA | SUSTENTABILIDADE |
| TAMPAS AS JANELAS | |||||
| PERSIANAS |
3 – Alinhamento da Demanda
3.1. Com o planejamento estratégico (indicar o objetivo estratégico)
3.2. Com o Plano Anual de Contratações (indicar o número do planejamento)
3.3. Com a Lei Orçamentária Anual (indicar o órgão, unidade e ação)
3.4. Fonte de recursos (indicar código da fonte)
4 – Exigência da demanda
4.1. Data em que deve ser disponibilizada
4.2. Grau de prioridade (baixa/média/alta)
5. Indicação de servidor da área solicitante para integrar a equipe de planejamento da contratação.
Nome:
E-mail:
Data/Assinatura
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